Dernière mise à jours: 16 janvier 2025
1. Introduction
La présente politique de confidentialité décrit les pratiques d'Amical en matière de collecte, d'utilisation, de conservation et de partage de vos informations personnelles lorsque vous utilisez notre service de téléphone IA conçu pour offrir un soutien social et cognitif aux personnes âgées.
Amical est exploité par 9526-1061 Québec inc., une entreprise enregistrée au Québec, Canada. Notre siège social est situé au 210-839 St-Joseph E, Québec City, G1K3C9. Vous pouvez nous contacter pour toute question liée à cette politique de confidentialité par courriel à info@amical-ai.com.
2. Collecte des Données
Chez Amical, nous collectons et utilisons des données pour améliorer l'expérience utilisateur, garantir la qualité de nos services et assurer notre protection légale. Veuillez noter que les données sont collectées et traitées de manière différente selon leur finalité : les données collectées à des fins de protection légale ne sont pas anonymisées, tandis que les données collectées pour l'amélioration du produit et de l'IA sont anonymisées.
Nous recueillons les informations suivantes :
2.1 Types de données collectées
Données personnelles :
Nom et prénom.
Date de naissance.
Coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone).
Informations collectées lors de la prise en charge initiale (onboarding), qui peuvent inclure :
Données fournies par la résidence (par exemple, via le "Livre de Vie").
Données soumises via notre formulaire en ligne.
Toute autre information partagée volontairement par la famille ou les soignants, notamment les informations médicales jugées nécessaires.
Données de santé :
Type et niveau de trouble cognitif (ex: Alzheimer, aphasie vasculaire, niveau de démence, corps de Lewy).
Données d’utilisation :
Enregistrements et transcriptions intégraux des conversations avec l’IA.
Statistiques d’utilisation du téléphone (fréquence des appels, durée des interactions).
Données techniques :
Adresse IP et données de connexion.
Informations sur les performances du système pour diagnostiquer et résoudre les problèmes techniques.
2.2 Méthodes de collecte
Interactions directes : Les données sont recueillies lors de l’utilisation du téléphone IA, comme les conversations ou les appels entrants.
Prise en charge initiale : Les informations sont recueillies au moment de la configuration du service, incluant les données fournies par la résidence ou via notre formulaire en ligne.
Appels programmés : Les conversations initiées par l’IA pour interagir avec l’utilisateur.
2.3 Consentement
Nous recueillons les données uniquement après avoir obtenu un consentement clair et éclairé. Si l'utilisateur n'est pas apte à consentir, le consentement sera obtenu auprès du tuteur légal. Vous avez la possibilité de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant.
3. Utilisation des Données
Les données collectées par Amical sont utilisées exclusivement pour fournir, améliorer et personnaliser nos services. Nous nous engageons à limiter l'utilisation des données aux finalités décrites ci-dessous :
3.1 Finalités principales
Les données collectées par Amical sont utilisées pour les finalités suivantes :
Amélioration de l’expérience utilisateur
Description : Personnalisation des conversations avec l’IA en fonction des préférences et informations fournies (centres d’intérêt, ton des interactions, etc.). Adaptation des réponses de l’IA pour un soutien optimal.
Base légale : Consentement, Intérêt légitime
Catégories de données : Données personnelles, Données d’utilisation
Support technique et maintenance
Description : Analyse des performances techniques, diagnostic et résolution des problèmes. Mise à jour et amélioration continue des fonctionnalités.
Base légale : Nécessité contractuelle
Catégories de données : Données techniques
Communication proactive
Description : Appels programmés par l’IA. Envoi de notifications aux proches ou aux soignants (ex : en cas de détection de signes de détresse émotionnelle).
Base légale : Consentement
Catégories de données : Données personnelles, Données d’utilisation
Analyse et suivi
Description : Production de rapports anonymisés pour les soignants ou les proches. Détection de signes de détresse émotionnelle ou de pensées suicidaires.
Base légale : Consentement, Intérêt légitime
Catégories de données : Données d’utilisation (anonymisées)
Recherche et analyses
Description : Études anonymisées pour comprendre l’impact d’Amical, améliorer l’IA et développer de nouveaux services. Partage possible avec des partenaires de recherche (ex : CRIUGM, CIUSSS).
Base légale : Intérêt légitime
Catégories de données : Données d’utilisation (anonymisées), Enregistrements vocaux (anonymisés)
Protection légale
Description : Conservation des enregistrements et transcriptions intégraux, ainsi que des données vocales, avec les identifiants à des fins de contrôle, de poursuite ou de défense en cas de litige.
Base légale : Obligation légale
Catégories de données : Enregistrements et transcriptions des conversations, Données vocales
Partage des données avec des tiers :
Nous pouvons partager certaines données avec des tiers de confiance qui nous aident à fournir et à améliorer le service Amical. Ces tiers incluent :
Fournisseurs de services de traitement du langage naturel et d'IA conversationnelle :
Deepgram: https://deepgram.com/privacy
ElevenLabs: https://elevenlabs.io/privacy-policy
Fournisseurs d'infrastructure et de services cloud :
Amazon Web Services (AWS): https://aws.amazon.com/privacy
Nous prenons des mesures pour nous assurer que ces tiers respectent des normes élevées de sécurité et de confidentialité des données. Nous ne partageons que les données nécessaires à la réalisation de leurs services et nous exigeons qu'ils les utilisent uniquement aux fins spécifiées.
3.2 Limites d’utilisation
Pas de publicités ciblées : Les données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires ou de marketing externe.
Pas de vente à des tiers : Nous ne partageons pas vos données avec des entreprises commerciales extérieures.
3.3 Sécurité et conformité
Toutes les données sont utilisées conformément à la Loi 25 au Québec et autres réglementations applicables en matière de confidentialité des données.
4. Sécurité des données
La sécurité de vos données est une priorité absolue pour Amical. Nous nous engageons à respecter scrupuleusement les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles strictes pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive, toute divulgation, toute modification ou toute destruction.
Nos mesures de sécurité comprennent:
Conformité à la Loi 25: Amical s'engage à respecter scrupuleusement les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Toutes les données collectées seront traitées conformément à cette loi et aux normes les plus strictes en matière de confidentialité.
Cryptage des données (Encryption at Rest): Les données sensibles des utilisateurs, telles que les transcriptions des conversations, les informations personnelles et les données de santé, seront cryptées lorsqu'elles sont stockées sur nos serveurs, garantissant ainsi leur protection contre tout accès non autorisé.
Accès contrôlés aux données: L'accès aux données sera strictement limité aux personnes autorisées, et chaque accès sera enregistré (logs) pour assurer la traçabilité. L'authentification à deux facteurs (2FA) sera mise en place pour renforcer la sécurité des comptes.
Isolation de l'infrastructure (VPC): L'infrastructure d'Amical sera isolée dans un réseau privé virtuel (VPC) pour minimiser les risques de cyberattaques et d'accès non autorisés.
Surveillance et alertes: Un système de surveillance continue sera mis en place pour détecter toute activité suspecte. Des alertes seront générées en temps réel en cas d'anomalie ou de tentative d'intrusion.
Gestion des vulnérabilités: Des analyses régulières de vulnérabilités seront effectuées pour identifier et corriger les failles de sécurité potentielles. Nous utilisons des outils et des techniques de pointe pour assurer la sécurité de notre système.
Mises à jour de sécurité: Des mises à jour de sécurité seront appliquées régulièrement pour protéger le système contre les dernières menaces et vulnérabilités.
Sécurité des transmissions : Nous utilisons le protocole HTTPS pour crypter les données lors de leur transmission entre votre appareil et nos serveurs, assurant ainsi la confidentialité et l'intégrité de vos informations.
Sécurité des données vocales : Nous accordons une attention particulière à la sécurité des données vocales. Les enregistrements vocaux sont traités et stockés avec les mesures de sécurité les plus strictes, et l'accès à ces données est limité aux personnes autorisées. Les enregistrements vocaux utilisés pour l'amélioration du produit sont anonymisés et toutes les données sensibles sont supprimées avant leur utilisation.
Gestion des données pour différentes finalités:
Protection légale: Les données collectées à des fins de protection légale, telles que les enregistrements et transcriptions des conversations, ainsi que les données vocales, sont conservées avec les identifiants. L'accès à ces données est restreint et contrôlé, réservé aux employés clés et uniquement utilisé à des fins de contrôle, de poursuite ou de défense en cas de litige.
Amélioration du produit et de l'IA: Les données utilisées pour entraîner notre IA, telles que les enregistrements et transcriptions anonymisés, ne contiennent pas d'informations permettant d'identifier les utilisateurs. L'accès à ces données est restreint à l'équipe technique et utilisé uniquement pour améliorer la performance et la précision de l'IA.
5. Conservation des données
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans cette politique de confidentialité. Les données seront conservées à perpétuité pour les finalités suivantes :
Amélioration du produit et de l'IA : Les données anonymisées utilisées pour entraîner notre IA sont conservées à perpétuité afin d'assurer l'amélioration continue de nos services.
Protection légale : Les données collectées à des fins de protection légale sont conservées à perpétuité afin de nous permettre de nous défendre en cas de litige ou de répondre à nos obligations légales.
6. Droits des utilisateurs
Vous disposez de certains droits concernant vos données personnelles, notamment :
Droit d'accès : Vous pouvez demander l'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet en nous contactant par courriel à info@amical-ai.com. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours ouvrables.
Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de toute information inexacte ou incomplète en nous contactant par courriel à info@amical-ai.com.
Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve de certaines exceptions légales, en nous contactant par courriel à info@amical-ai.com.
Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, en nous contactant par courriel à info@amical-ai.com.
Droit à la portabilité : Vous pouvez demander à recevoir vos données personnelles dans un format portable en nous contactant par courriel à info@amical-ai.com.
7. Transferts internationaux de données
Vos informations peuvent être transférées et traitées aux États-Unis, où se trouvent nos serveurs. Les lois sur la protection des données aux États-Unis peuvent différer de celles de votre pays de résidence. En utilisant nos services, vous consentez à ce transfert.
8. Mineurs
Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans.
9. Mises à jour de la politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou dans la législation. Nous vous informerons de toute modification significative en publiant la nouvelle version sur notre site web ou par d'autres moyens appropriés.
10. Contact
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter à :
Amical
Courriel : info@amical-ai.com
Responsable du traitement des données:
9526-1061 Québec inc.